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Gestion electronique des documents et archivage chaotique
Un système de G.E.D Intélligent :
La Xambox est la première solution de gestion physique de documents. Elle permet un classement chaotique des documents papiers et plus simplement, de retrouver ses papiers sans que l’on ait besoin de les ranger.
Le fonctionnement de la Xambox est simple et très intuitif. Après numérisation des documents (tous types, tous formats), la Xambox analyse, reconnaît et indexe les données dans une base optimisée et sécurisée puis génère des documents électroniques au format PDF. Ensuite, la Xambox stocke le papier dans des bacs et l’information numérique sur une mémoire choisie (disque dur, serveur, …).
Avec la Xambox, il suffit d’entrer un mot-clé (ex : « facture mai 2008 »), lancer la recherche pour qu’elle indique l’exacte position physique de l’original recherché :
" Le document se trouve dans le bac n°3 en 5ème position après l’intercalaire n°7 "
Elle présente aussi la copie numérique PDF de l’original pour consultation, impression ou simple envoi par mail au destinataire. Collaboratif et simpliformant !
Cette solution est protégée par trois brevets internationaux et est la propriété exclusive de Xamance.
Avantages méconnus de la Xambox :
Xambox des chiffres marquants :
Quelques Success Stories de nos clients :
" Mon imprimante est en panne, je cherche désespérément le guide d’utilisateur… "
Avec la Xambox, cherchez en entrant " imprimante guide " et trouvez le mode d’emploi de l’imprimante.
" Coup de fil des URSSAF qui n’a pas reçu mon bordereau URSSAF du dernier trimestre "
Avec la Xambox, cherchez et trouvez le bordereau que vous aurez scanné avec le chèque : " Je vous confirme que je l’ai envoyé le 20 janvier avec le numéro de chèque 393 565. Donnez moi votre email, je vous en envoie une copie. "
Variante : vous l’avez envoyé avec AR et avez noté le N° de l’AR. Vous pouvez alors chercher la preuve de dépôt que vous trouverez aussi en un clic.
Voilà comment régler l’URSSAF en 3 minutes au lieu de 2 heures !
Note : Pensez avant à avoir renommé le bordereau et à avoir ajouté en commentaires " [date] : envoyé à l’URSSAF ".
" Je recherche les coordonnées de M. Henry, d’un fournisseur ou un article de journal "
Avec la Xambox, cherchez et trouvez sa carte de visite.
Liste de documents intéressants à mettre dans une Xambox
Relevé de banque - Relevé téléphonique - Relevé EDF - Carte de visite (scannez celles de vos prospects, cherchez la votre) - Guide d’utilisation de la Xambox - Preuve de dépôt/ avis de réception de lettre avec AR - Courrier entrant - Facture fournisseur avec rappel dans la Xambox
Facture fournisseur scannée avec tampon " comptabilisé " et chèque, marquer en commentaire la date d’envoi du chèque - Bordereau URSSAF (avec chèque) - Article de journal, si possible de format supérieur à un A4 scanné avec la pochette pastique - Ordonnance - Bon de livraison signé - Convention collective ou autre document social - Guide d’utilisation ou facture de votre photocopieuse - Contrat signé - Extrait Kbis - Statuts de l’entreprise - Compte rendu d’AG - Offre promotionnelle (pour des consommables par exemple) - Devis - et bien d'autres…
